Erreichbar bleiben, auch wenn niemand ans Telefon kann

Mobilbox oder Anrufbeantworter

Kostet meist nichts extra und ist schnell eingerichtet. Anrufer hinterlassen eine Nachricht, und Sie rufen zurück, wenn Sie Zeit haben.

Passt, wenn wenige Anrufe kommen und ein Rückruf am selben Tag reicht.

Grenzen: Nicht jeder spricht auf Band, wichtige Angaben fehlen oft, und jeder Rückruf kostet Sie wieder Zeit. Termine bucht ein Anrufbeantworter nicht.

Weiterleiten an Kollegen oder aufs Handy

Anrufe gehen an jemanden, der gerade Zeit hat, etwa ins Büro oder auf ein zweites Handy.

Passt, wenn jemand im Team das Telefon übernehmen kann.

Grenzen: Wer das Telefon hat, wird bei der eigenen Arbeit unterbrochen. Und wenn auch dort niemand rangeht, ist der Anruf trotzdem verloren.

Feste Telefonzeiten

Sie sagen Ihren Kunden, wann Sie gut erreichbar sind, etwa jeden Morgen von 8 bis 9 Uhr, und halten sich diese Zeit frei.

Passt, wenn die meisten Anrufer Stammkunden sind, die sich darauf einstellen.

Grenzen: Neue Kunden kennen die Zeiten nicht. Wer außerhalb anruft, erreicht niemanden und versucht es vielleicht woanders.

Telefonservice mit Menschen

Ein Büroservice nimmt Anrufe in Ihrem Namen an, notiert die Anliegen und gibt sie an Sie weiter.

Passt, wenn Anrufer auf jeden Fall einen Menschen sprechen sollen.

Grenzen: Der Service kennt Ihren Betrieb nur so gut wie die Unterlagen, die Sie ihm geben. Abgerechnet wird je nach Anbieter pro Anruf, pro Minute oder als Monatspauschale. Termine bucht er nur, wenn er Zugriff auf Ihren Kalender hat.

KI-Telefonassistent

Ein Assistent mit künstlicher Intelligenz nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen aus Ihren Angaben, bucht Termine, nimmt Nachrichten auf und verbindet, wenn es nötig ist. Er kann mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen, auch nachts und am Wochenende.

Passt, wenn viele Anrufe immer wieder dieselben Fragen und Termine betreffen.

Grenzen: Es ist eine KI, und das sollte sie Anrufern gleich zu Beginn sagen. Sie kann sich verhören, deshalb sollte sie Namen und Nummern vorlesen, bevor sie etwas speichert. Und sie sollte nur beantworten, was Sie freigegeben haben, und alles andere als Nachricht aufnehmen oder an Sie weitergeben.

Welcher Weg passt

Oft passt eine Mischung: Sie gehen selbst ran, wann immer es geht, und nur die Anrufe, die Sie nicht schaffen, laufen weiter. Dafür ist die Rufumleitung „wenn niemand abnimmt“ gemacht. Ihr Telefon klingelt zuerst, und erst dann übernimmt die Mobilbox, ein Kollege, ein Service oder ein Assistent.

Was Ihnen verpasste Anrufe ungefähr kosten, rechnen Sie im Ratgeber zu verpassten Anrufen aus.